Por medio del reglamento interno de la Propiedad Horizontal, la junta directiva y la administración pueden definir las obligaciones y derechos de los residentes o propietarios y así adquirir cierto tipo de control sobre las áreas comunes del lugar.
Este mismo documento, que contiene en su mayoría normas, es uno de los primeros que deben presentarse al momento de registrar el PH, por tanto el reglamento debe ser funcional y adaptado a la necesidad de la administración.
Gracias a este compendio de reglas de uso, convivencia y derechos la administración puede lograr un buen mantenimiento de las áreas comunes, siempre y cuando el reglamento sea funcional, realista y difundido de la manera correcta.
¿Qué se establece dentro de ese documento?
- Define las funciones y obligaciones de la junta directiva del PH. Delimita sus acciones y responsabilidades para evitar decisiones contrariadas.
- Establece las obligaciones de los propietarios que van desde la responsabilidad de buena convivencia hasta el buen uso y protección de las áreas comunes.
- En este extracto es donde se diferencian estos documentos, ya que cada PH contiene normas diferentes que se ajustan al beneficio de la mayoría; por ejemplo, horarios o regulación de visitas, cuidado de las mascotas, uso de los elevadores, división de parking, entre otros detalles que cada administración determina.
- Estipula las cuotas de mantenimiento, cuotas de gastos comunes, fechas de pago, disponibilidad de formas de pago, incluso puede establecer un apartado para considerar las cuotas de gastos extraordinarios que pueden suceder.
- Se establecen las responsabilidades de pago de mantenimiento, aseo y administrativos, es decir, se define un detalle de los fondos de la administración y su uso para que quede constancia de lo que debe hacerse para la conservación del edificio.
- Se delimitan y detallan expresamente cuales son las áreas comunes y las áreas privadas de cada propietario, para esto es importante conocer la Ley que regula la propiedad horizontal en Panamá.
- Menciona el propósito de uso del edificio, en caso de ser mixto se debe establecer el área que corresponde a cada propósito.
- Determina lo que se puede o no hacer dentro de las áreas comunes del edificio como el derecho o prohibición de mascotas, definición de lo que considera mascota, actividades de los copropietarios que pueden ser sancionadas.
- Forma en la que se elige o asigna la responsabilidad de administrador, período de función y obligaciones, en este párrafo se establece una fecha para que esta figura pueda declarar un resumen de las cuentas durante su gestión.
- También se exige la presentación de un presupuesto anual de la gestión que se discuta frente a la asamblea.
- Funciones y obligaciones del secretario y tesorero.
Como se puede ver, este documento ayuda a crear una guía práctica para el administrador, es una especie de mapa de las responsabilidades que lleva consigo.
Desde la rendición de cuentas, la parte colaborativa con los miembros de la junta, mantenimiento del bien común, hasta lograr la buena convivencia. Aquí se deja claro lo que se debe hacer y lo que no para conservar la paz, los bienes comunes y sobre todo lograr el buen funcionamiento de la propiedad horizontal.
Pero, ¿Tener un reglamento interno lo hace funcional?
Lograr que las normas sean cumplidas y sancionar por no cumplirlas es responsabilidad del administrador y de la junta directiva.
Consideramos que, la difusión de las responsabilidades de cada copropietario y la buena comunicación entre residentes, administración y miembros de la junta directiva es indispensable para hacer funcional las reglas internas del edificio.
Así como la buena gestión de los recursos y la planificación del administrador para lograr lo establecido en el presupuesto anual.
El documento sirve para establecer las obligaciones de cada miembro dentro de la propiedad horizontal, pero es una tarea en conjunto supervisar y validar que cada una de las normas se cumplan.
Por esta razón el compendio de reglas internas debe estar amparado por la Ley que regula las propiedades horizontales, debe estipular normas y sanciones contempladas en la Ley que garantizan el óptimo funcionamiento del PH.
¿Cómo se ampara en la Ley este documento?
Al redactar estás normas y obligaciones, casi únicas para cada PH, es importante tomar en cuenta las disposiciones mínimas que exige la Ley 31 que puedes consultar en otro de nuestros artículos.
Bajo estos estándares se puede saber si las normas de un PH están de acuerdo o no a las estipuladas por la ley y de esta forma emitir la solicitud de cambios correspondientes.