La administración de una Propiedad Horizontal es una responsabilidad que contempla diversas funciones.
No es solo registrar un inventario sino también encargarse de velar por el mantenimiento de los bienes comunes, la sana convivencia de los propietarios y llevar la contabilidad legal según la ley vigente.
Para llevar a cabo este rol el administrador debe estar capacitado, para que todas las tareas se cumplan a cabalidad y en sus respectivos tiempos para así evitar multas o problemas a largo plazo.
Por eso, tenemos para ti algunos consejos prácticos para que organices de forma óptima la administración del PH.
Crea un plan de trabajo exitoso
En esto está la clave para que todo el trabajo empiece a fluir.
La planificación es la mejor manera de garantizar que las tareas pertinentes del rol de administrador se cumplan; en este plan debes tener como prioridad las necesidades de los propietarios para atenderlas de forma oportuna y así evitar interrupciones en la rutina diaria.
Los procesos administrativos son casi rutinarios, por lo que es bueno anotarlos y cumplirlos como en una especie de lista estandarizada de tareas.
Lo mismo sucede con el mantenimiento preventivo de las áreas comunes, hacerlo en los tiempos correctos puede aliviar problemas futuros que compliquen la labor del administrador.
Una buena idea es organizar dichos mantenimientos en un calendario que sea visible para que no pasen desapercibidos.
Conoce a los copropietarios
Como un buen administrador de PH debes velar por la sana convivencia dentro de la Propiedad Horizontal.
Eso incluye, crear y hacer cumplir el reglamento del PH, una buena manera de lograrlo es creando una buena relación con los residentes.
Si se mantiene una buena comunicación con los residentes se puede identificar las fallas en el reglamento interno, notar sus incomodidades y hasta pueden sugerir nuevas ideas de convivencia.
Así mismo, se puede conocer las rutinas y preferencias de cada residente para mejorar su calidad de vida.
Una buena opción es crear formularios para cada unidad donde se establezcan sus datos e información relevante a la convivencia dentro del PH como número de mascotas, vehículos, rutina de visitas y cualquier otro dato que consideres relevante para mejorar la convivencia.
Conocer las leyes vigentes que influyan en la administración de la propiedad horizontal
Aquí en Panamá pueden surgir cambios en las leyes que regulan los PH por lo que se debe estar atenta a las noticias para aplicar los cambios pertinentes según la ley.
Es necesario que se tenga en la oficina de la administración una copia de la ley que regula a las Propiedades Horizontales, donde se establecen las tareas legales a cumplir.
Los mismo sucede con las responsabilidades tributarias que debe encarar el administrador de PH, debe estar al tanto de todas las actualizaciones legales y de procesos para cumplir con ese aspecto contable.
Este punto de las tareas es el más importante, ya que soporta las responsabilidades civiles y administrativas que carga el administrador por lo que cumplirlas a cabalidad es la clave.
Hazte amigo de la tecnología para cumplir tus labores
ncluyendo los mismos recordatorios de las citas de mantenimientos preventivos, compras, pago de empleados o proveedores, así como las notificaciones automáticas a residentes de temas importantes.
Con el uso de la tecnología a tu favor todo será más fácil, tan solo necesitas elegir las opciones que se adapten mejor los procesos dentro de tu propio PH.
Intentar en lo posible de anticiparse a los problemas
Esto se logra cuando te anticipas a los problemas, así como con el mantenimiento oportuno de las maquinarias, también se pueden anticipar problemas más grandes.
Con una buena comunicación entre inquilinos, una organización oportuna de procesos y mantenimientos, la correcta gestión de responsabilidades civiles y tributarias y el registro de todo dentro de programas tecnológicos útiles se puede lograr.
Esto no significa que se van a evitar los inconvenientes, sino que el administrador podrá estar preparado para dar una solución rápida y eficaz a dicho problema porque ya viene trabajando sobre él.
Por tanto, se puede decir que la responsabilidad de la administración de un PH es un tema para el que se debe estar bien preparado para lograr un trabajo efectivo y de calidad.
Si necesitas ayuda con esto y quieres un equipo de profesionales en el tema estás en el lugar correcto.