En publicaciones anteriores hemos referido las funciones que realiza un administrador; y como es de esperarse, muchas personas se preguntan ¿para qué contratar un administrador de propiedad horizontal?
Sin duda, la figura del administrador encierra en sí misma muchas dudas e interrogantes que deben ser del conocimiento de cualquier integrante de su comunidad; sin embargo, muchas de las actividades que realiza pueden ser desestimadas si no se conoce a fondo su impacto en beneficio de la propiedad.
¿Qué beneficios se obtienen al contratar un administrador de propiedad horizontal?
Así como hemos referido el desconocimiento de muchos copropietarios en relación a las funciones que ejerce el administrador; hay que indicar 2 elementos básicos que fundamentan su existencia dentro de cualquier propiedad:
- Cumplir con la ley. En primera instancia, según lo indica la ley 31 del 18 de junio de 2010 que establece el régimen de Propiedad Horizontal en este país; debe elegirse una Junta Directiva. Seguidamente, corresponde a ésta designar un Administrador para hacerse cargo de las funciones claramente establecidas en la propia legislación.
- Velar por el cumplimiento de las obligaciones. Además de ser un requisito; la administración adquiere el compromiso de hacer el control y seguimiento de todas las acciones operativas y financieras que permitan mantener la continuidad operativa dentro de la propiedad.
Sin embargo, existe otro tipo de beneficios indirectos que no siempre se reflejan en la documentación legal.
Por ejemplo, es muy común que los copropietarios se encuentren atendiendo sus propias obligaciones y descuiden sus acuerdos o compromisos establecidos; en cuyo caso agradecen el apoyo e insistencia del administrador al efectuar los recordatorios que corresponda.
La contratación de terceros y sus implicaciones
Por otra parte, el administrador facilita la convivencia y ejerce un liderazgo dentro de la comunidad; asumiendo la resolución de conflictos internos o la contratación de personal en áreas tan específicas como un jardinero o una recepción.
En este sentido, debe ser especialmente cuidadoso a la hora de establecer una relación laboral con alguna persona; llevando a cabo las entrevistas previas, revisión de documentación relacionada y dejando por escrito un documento que plasme las condiciones contractuales de esa relación laboral.
En consecuencia, corresponderá también al administrador actuar en aquellos casos que ameriten un llamado de atención e incluso hacer la notificación de despido cuando exista alguna situación que no pueda ser resuelta por otra vía.
Es por ello que este rol debe ejercerlo una persona calificada; que además cuente con capacidades gerenciales que le permitan desempeñar sus funciones de la mejor manera posible.
En consecuencia, no existe lugar a dudas de por qué contratar un administrador de propiedad horizontal es una decisión acertada y además muy importante para el óptimo desempeño de las actividades internas de una comunidad.
¿Cuáles son las funciones que corresponden al administrador de propiedad horizontal?
- Administra y hace el seguimiento respectivo a la ejecución de mejoras sobre la infraestructura de la propiedad.
- Ejerce control y seguimiento a la ejecución de los mantenimientos programados sobre equipos, bienes y áreas comunes.
- Lleva a cabo la contabilidad de la Propiedad Horizontal o en su defecto, contrata a una persona calificada que pueda ocuparse de ello.
- Realiza el seguimiento a cada uno de los propietarios para asegurarse que cumplan con las obligaciones administrativas que le correspondan.
- Aplica las sanciones que hayan sido indicadas por la asamblea, en caso de existir incumplimiento por parte de alguno de los propietarios, ante sus obligaciones administrativas.
- Convoca la asamblea de propietarios y resguarda el libro de actas que registra su ejecución.
- Comunica las decisiones que han sido aprobadas durante la asamblea de propietarios.
- Elabora y presenta ante la Junta Directiva el presupuesto establecido para el periodo siguiente; solicitando su aprobación.
- Presenta y soporta la rendición de cuentas de su gestión al cierre de cada periodo.
- Registra cualquier modificación que sea acordada aplicar sobre el reglamento interno.
Además de estos y otros detalles claramente descritos en el artículo 73 de la mencionada ley; tan pronto como se incurra en incumplimiento, será precisamente el administrador quien deberá responder ante la Junta Directiva y la asamblea de propietarios.
También es quien debe asumir cualquier consecuencia legal (en caso que la hubiere) en nombre de la propiedad; siendo este un motivo de peso que nos indica por qué contratar un administrador de propiedad horizontal es importante.