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Conoce todo sobre asambleas virtuales en los PH
Las asambleas virtuales son la nueva moda en los PH, después de la pandemia que vivimos por el Covid-19 nuestra rutina y relación con la tecnología ha cambiado muchísimo.
Dependiendo de cada rubro o modalidad de trabajo se encuentra la manera de implementar la tecnología para aliviar y hacer más sencillas las cosas. Esta situación también aplica para los PH y sus miembros.
Desde que nos vimos afectados por el hecho de reunir a un conglomerado de personas, las empresas e incluso los PH encontraron la manera de realizar sus reuniones y procesos de manera virtual con el fin de mantenerse seguros.
Como resultado se han creado en Panamá las asambleas virtuales a nivel legislativo. ¿Qué quiere decir esto? Que están aprobadas por la ley.
Entonces, ahora los PH tienen la posibilidad de hacer sus asambleas de forma virtual, mixta o presencial. Con la finalidad de resguardar la salud de los miembros de la asamblea.
¿Qué son las asambleas de los PH?
Las asambleas son reuniones importantes donde se tratan temas como el funcionamiento de la propiedad horizontal, la administración, mantenimiento, disposición de recursos, entre otros aspectos y que mínimo deben realizarse una vez al año.
Durante la asamblea se toman decisiones que tienen que ver con la administración, horarios, mantenimientos, cuotas y otros aspectos legales con la participación y voto de todos o la mayoría de los copropietarios.
En esta reunión está la oportunidad para realizar los cambios pertinentes o solicitar que se evalúen los aspectos que se consideren necesarios bajo el escrutinio de la mayoría de los asistentes.
¿Cómo ampara la ley a las asambleas virtuales?
Después de ver la complejidad de las medidas de aislamiento tomadas por el Covid-19 se presentó ante la Asamblea Nacional de Panamá una reforma de ley que procuraba aceptar las asambleas virtuales realizadas por cualquier medio tecnológico de comunicación.
Esto quiere decir, que esta modalidad de asamblea virtual es igualmente válida que una asamblea presencial, aunque debe cumplir con ciertos requisitos estipulados en la ley como:
- Notificar sobre la reunión de asamblea virtual al menos 24 horas antes de realizarse la misma.
- Establecer la fecha en la que se realiza la asamblea así como el lugar o medio tecnológico por el cual se lleva a cabo.
- Nombre y cargo de la persona responsable o quien convoca la asamblea.
- Agenda de los temas a tratar.
- Lista de asistentes, tanto presenciales como por medios tecnológicos.
- Número de acta y tipo de reunión.
- Resguardar una copia de la reunión como respaldo.
- Temas tratados y resolución con un quórum del 65 %
Todas estás son las nuevas consideraciones que hay que tomar en cuenta para realizar una asamblea virtual.
Con estos cambios realizados a la ley 31 del Régimen de Propiedad Horizontal se entiende que hay tres tipos de asambleas que pueden ser elegidas a conveniencia del PH, estás son: Presenciales, mixtas y virtuales.
La idea de esta mejora es evitar que las personas se acumulen para llevar a cabo la asamblea, por lo tanto se pueden realizar asambleas mixtas, que faciliten el acceso virtual a las personas que deseen y el acceso presencial a los que deseen.
Considerando esto es tarea del administrador conocer las condiciones de sus residentes para ofrecer el tipo de asamblea más acertado para la mayoría.
Consejos para realizar una asamblea virtual exitosa:
Admitir que las asambleas virtuales en los PH son más cómodas es el primer paso, la tecnología facilita la puntualidad, la productividad de la reunión y sobre todo brinda tranquilidad por el hecho de acceder desde cualquier lugar.
Sin embargo, realizar una asamblea virtual es una tarea que requiere preparación previa, conocer los medios tecnológicos y tener todo lo necesario para llevarla a cabo, así como saber la disponibilidad de los residentes ante la propuesta.
Nuestro primer consejo es preparar las reglas antes de las asambleas virtuales
Cuando hagas la convocatoria a la asamblea virtual asegúrate de pasar también las normas y agenda de la reunión como hora, tiempo de participación, control por el chat.
Incluso puedes encontrar y enviar un formulario con un mini tutorial de uso de la plataforma por donde se realizará la asamblea.
La segunda recomendación tiene que ver con un moderador
El moderador es quien debe estar pendiente del chat, funcionamiento del micrófono, se mantiene pendiente del turno de cada participante y sus reacciones o inquietudes durante la reunión.
Establece quien estará a cargo de esta responsabilidad previamente y hazle saber las normas y todo lo referente al manejo de la asamblea virtual.
Por último, nuestra tercera recomendación es:
Si necesitas poderes como administrador para realizar las votaciones, mantenlos a mano con 24 horas de registro como mínimo para que tengan vigencia.
Si necesitas más ayuda con la administración de tu PH no dudes en contactarnos.
