La administración de una propiedad horizontal debe estar a cargo de cada detalle alrededor del edificio, del mantenimiento, del presupuesto, del cumplimiento de las obligaciones por parte de los propietarios, de la limpieza, cuidados de las instalaciones, entre otras responsabilidades.
Esto quiere decir que, para que se logren todos estos objetivos, el administrador debe trabajar en equipo, contar con un grupo de personas a disposición, capacitadas y dispuestas a llevar a cabo las actividades necesarias para el buen funcionamiento del PH.
Como líder del equipo el administrador debe velar por el rendimiento de cada miembro y por la eficacia en conjunto del manejo de las operaciones dentro del edificio. Por lo tanto debe supervisar a los colaboradores del PH desde una perspectiva amable y motivadora.
¿Cómo medir el rendimiento de los colaboradores dentro de un PH?
Tal como se mide el rendimiento empresarial se puede buscar conocer la reacción efectiva de los empleados de un PH. Tiene que ver con la rapidez de reacción frente a un problema y la capacidad de comunicación que hay en la cadena jerárquica dentro de la compañía, en el caso de los administradores, en el PH.
Esto quiere decir que el rendimiento de cada colaborador del PH no se define según el cumplimiento de sus obligaciones sino de la capacidad de respuesta que tiene frente a un inconveniente.
Hasta en un edificio debemos contar con seres humanos capaces y empáticos que sean capaces de generar respuestas creativas frente a cualquier situación, incluso frente a la decisión de traspasar la comunicación a profesionales especializados en el área.
¿Cómo puede el administrador lograr el rendimiento de su equipo?
El buen funcionamiento de cada aspecto del PH dependerá del administrador, esta figura de autoridad es la única capaz de influenciar de forma positiva sobre los colaboradores, por tanto, es la única persona que puede ayudarles a ser efectivos con diversas técnicas que son:
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Comunicación:
Mantener una buena comunicación con los colaboradores es la primera clave del éxito, que ellos se sientan en la confianza de acudir al administrador en caso de dudas, cambios o contratiempos en la rutina, incluso bajo la influencia de una copropietario tenga el conocimiento de como actuar.
Al mismo tiempo, la comunicación diaria asegura la eficacia de sus labores, conocer el recorrido y las rutinas, mejorar su puntualidad y honestidad al momento de enfrentar situaciones.
El mismo aspecto aplica para proveedores, quienes también son parte del equipo del administrador. Estos colaboradores aislados deben ofrecer una línea de comunicación directa con la administración para estan anuente a retrasos, fechas de pago, fecha y horarios de atención, etc.
Crear una buena línea de comunicación garantiza que el administrador podrá prever contratiempos y conseguir una solución oportuna y al mismo tiempo tener ojos y oídos en todos los rincones del edificio para adelantarse a cualquier falla.
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Supervisión:
El control, los horarios y las rutinas son maneras de supervisión que garantizan el rendimiento del equipo. Como administrador debe conocer los deberes, horarios, tiempo y capacidades para supervisar a cada miembro del equipo.
Esta supervisión le da herramientas de reacción al administrador, ofrece la posibilidad de una respuesta rápida para emergencias ya que conoce la situación de cada colaborador.
No se trata de vigilar si cumplen o no, si no de conocer el estado de cada parte del equipo y así conocer con que elementos y habilidades puede contar en caso de algún inconveniente.
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Capacitación constante:
Aunque se cuente con un equipo capacitado, profesional y/o experimentado, siempre es bueno recalcar las características del trabajo, los consejos y maneras de hacer los deberes.
Mantener al equipo en constante formación asegura la compenetración del trabajo, el apoyo en conjunto y ratifica el mismo interés, que el edificio se mantenga bien.
Se puede decir que las reuniones mensuales son más que suficiente para saber el estado de cada colaborador, los avances, quejas, reclamos o peticiones por parte del personal, la situación de las tareas si se hacen fácil o no, etc.
La idea es brindar un espacio donde los miembros del equipo puedan hablar libremente y aprender de la situación actual del edificio.
¿Por qué es importante medir el rendimiento del equipo?
Tan como lo mencionamos al principio, la administración de un PH no es una tarea individual, cada uno de los colaboradores hacen parte de la administración, son piezas claves en el buen funcionamiento del edificio y por esa razón deben comportarse como un equipo unido.
La idea de crear un equipo real alrededor del administrador es aumentar la posibilidad de extender a cada usuario una atención del administrador, en caso de presentarse alguna solicitud, queja o reclamo ésta pueda llevar a los oídos del administrador sin problema.
Este simple gesto garantiza una gestión efectiva que es capaz de tomar en cuenta a los copropietarios y ofrecer soluciones a cada problema.
El equipo de Easy Land Panamá puede ofrecer ese apoyo administrativo, si necesitas para tu PH puedes confiar en los profesionales.