Si bien sabemos que la responsabilidad del administrador del PH es bastante versátil, conocemos también las obligaciones que debe controlar con respecto a los pagos puntuales para el mantenimiento efectivo de toda la estructura.
Para lograr esto es necesario que la persona encargada de la administración del PH cree un presupuesto personalizado, de acuerdo a las necesidades de cada edificio, se encargue de recibir los pagos de los copropietarios y realice una programación efectiva para efectuar los mantenimientos a tiempo.
La responsabilidad del administrador se puede resumir en lograr un balance efectivo entre recibir las contribuciones ordinarias de los residentes a tiempo y generar los pagos de los mantenimientos de forma oportuna.
Se puede considerar que la cantidad de pendientes son abrumadores para una sola persona, por esa razón compartimos algunos consejos de automatización para que los administradores puedan cumplir con todas sus obligaciones dentro de los PH.
Automatizar los procesos:
Contar con una planificación específica por fecha de las obligaciones pendientes, tanto de mantenimiento del edificio como de los cobros pendientes.
Se debe controlar las cuentas por pagar, cotizaciones, gastos fijos y extraordinarios, y al mismo tiempo las cuentas por cobrar que aseguran el cumplimiento de dichos pagos. Es responsabilidad del administrador adelantarse y crear estrategias que minimicen la morosidad de los propietarios.
Gracias a la tecnología hoy se pueden automatizar estos datos de una manera segura que ayuda a la persona encargada a crear estrategias específicas, anticiparse y prevenir el cumplimiento de la obligación.
Existen diversas plataformas digitales que le ofrecen a los administradores la posibilidad de registrar sus pagos por fecha y frecuencia, al mismo tiempo llevan el control de los propietarios morosos y la disponibilidad de manejar inventario.
Facilitar los pagos mediante pasarelas de pago:
Estamos en la época ideal para olvidarnos de las largas filas en el banco o el manejo de efectivo. Debemos integrar a nuestras estrategias administrativas los pagos digitales.
Este consejo aplica tanto para los pagos que debe realizar la administración para mantener en buen estado las instalaciones, así como para mejorar la estrategia de incentivo para recibir el pago de los residentes a tiempo.
Con las pasarelas de pago ofrecemos la disponibilidad a los residentes a pagar desde su casa, facilitamos la operación y aunque no lo creas, aumenta la disposición de ellos para cumplir sus pagos.
Estrategia de gastos por categorías:
La mejor parte de tener la información administrativa en un software digital es que podemos manejarla como nos plazca. Dependiendo de las características de cada plataforma podemos seleccionar nuestras transacciones según la fecha, el monto y la categoría.
Cada uno de estos datos son fundamentales para crear estrategias administrativas confiables, emitir reportes e identificar cuándo hacer cambios oportunos.
Por ejemplo, identificar precios, conocer la frecuencia de reparación de los elementos de la institución.
Manejar los presupuestos y cotizaciones:
Parte esencial de la administración es planificar los acontecimientos relacionados con el mantenimiento del PH.
Crear los presupuestos de manera específica sin dejar por fuera ningún detalle puede permitir un manejo adecuado de los imprevistos. Manejar cotizaciones y facturas de manera organizada para cumplir con las obligaciones de pago en el momento oportuno.
Por ejemplo, en muchos casos los pagos en el tiempo adecuado suponen un ahorro para las compañías, esta estrategía resulta en una buena gestión de la administración.
Manejar estás fechas y métodos de pago es más sencillo cuando contamos con plataformas que nos recuerdan el momento oportuno.
