La administración de un PH es una tarea compleja que se ha visto considerada por diversas soluciones digitales, sobre todo después de la pandemia se desarrollaron varias medidas que facilitan las obligaciones y reducen los márgenes de error en distintos aspectos.
Ahora, la administración digital se trata de la compilación y uso de estos diversos sistemas que facilitan las tareas de los administradores.
La tecnología ha desarrollado plataformas y sistemas que ayudan a los administradores a registrar sus cuentas, organizar, planificar las fechas importantes, controlar los horarios, realizar asambleas virtuales e incluso calcular el presupuesto y emitir informes.
Varias de estás actividades se pueden realizar en poco tiempo con la ayuda de la tecnología lo que le ofrece al administrador la posibilidad de concentrarse en otras tareas manuales y le garantiza la efectividad.
¿Cuáles son los beneficios de la administración digital?
Automatización:
Al hacerte parte del mundo digital la información, los registros, las cuentas y la planificación comienza a ser automática. El tiempo que antes se invertía en un registro, por ejemplo, ahora se puede hacer en segundos.
Todos los datos, cuentas, cifras, fechas clientes, proveedores, pasan a ser parte de una base de datos que es manejada a la disposición del administrador, proveyendo una cantidad de tiempo disponible y facilidad de elaboración.
Análisis e informes:
Con toda la información al alcance de tus dedos podrás establecer diversos períodos para analizar, puedes solicitar acceso a la información de forma semanal, mensual o anual para verificar el movimiento de las cuentas, corroborar los datos de un reporte e incluso para analizar cualquier posible cambio que deseas hacer.
Gracias a este sencillo acceso a los datos puedes tomar decisiones más acertadas basadas en informes y análisis previos que sin la ayuda de lo digital sería muy difícil de hacer.
Establecer una línea de comunicación directa:
La tecnología se adapta hasta para mejorar la atención al cliente. Imagina poder segmentar los mensajes de quejas o solicitudes de los copropietarios de tu PH. Podrás poner una sección especial para las quejas, sugerencias, reclamos y lo podrás revisar según orden de importancia.
Este tipo de detalles elevan la capacidad de tu gestión, aseguran el buen funcionamiento del PH y te permiten un espacio para realizar tus tareas de forma tranquila, sin demasiado estrés.
Quien aún no se hace parte de las herramientas novedosas que ofrece la tecnología se queda olvidado en el pasado, que puede ser una forma de manejo eficiente pero no tan veloz como lo que garantiza la administración digital.
¿Qué es lo que se puede delegar a través de la administración digital?
Antes que nada hay que aclarar que las plataformas digitales ofrecen diversos servicios que se adaptan a la necesidad y deseo de cada cliente, por tanto, es necesario que cada administrador consiga una herramienta digital amigable y funcional para sus intereses.
No todas las plataformas contienen las herramientas para delegar las siguientes tareas, sin embargo, puedes encontrar la que mejor se adapta a ti y luego ir adaptándola a lo que necesites.
Líneas de comunicación segmentadas:
Las plataformas pueden ayudarte a segmentar la comunicación interna con los miembros del equipo de administración por medio de un canal privado y eficiente.
También pueden crear una espacio para ofrecer la comunicación entre administrador y copropietario en donde se pueda atender las necesidades, dudas y/o quejas del residente de manera oportuna.
Ingresos y egresos de la administración:
Algunos servicios digitales ofrecen pasarelas de pago para facilitar los métodos de pago a los residentes y al mismo tiempo registrar los gastos. Estos recursos financieros y contables son versátiles, ya que pueden manejar las cuentas por cobrar, pagar, cotizaciones y gastos según rubro, etc.
Reservas de las áreas comunes:
Excelente herramienta ahora que debemos velar por la seguridad de todas las personas dentro del PH, lo mejor es permitir un espacio a los usuarios para saber cuando y dentro de qué horario pueden usar las áreas sociales.
Sistema de seguridad:
Los sistemas de seguridad actuales de los PH son plataformas digitales que ayudan a vigilar y mantener la seguridad dentro del PH.
Apoyo en la contabilidad:
Todo lo que se refiere a gastos, ingresos, cobros, facturas, declaración de impuestos, etc.
Gestión de mantenimientos:
Un control preciso de las fechas de mantenimiento de las áreas comunes del PH. Cotizaciones, frecuencia, datos del proveedor, etc. La era de la tecnología ha llegado para facilitar nuestras vidas, es momento de permitir que facilite las responsabilidades laborales que pueden ser abrumadoras.