Atención y Consultas
Los retos más comunes de un administrador de PH
En ocasiones se piensa que la responsabilidad de los administradores de PH se limita a la supervisión del buen funcionamiento de las áreas comunes del edificio y no hay nada más lejos de la realidad que eso.
Las responsabilidades del administrador del PH van desde la gestión de los recursos, la contabilidad, cobros, mantenimiento, supervisión de miembros del equipo hasta el cumplimiento con las leyes vigentes.
Como toda profesión tiene ciertos retos o desafíos a los que debe enfrentarse el profesional y superar para lograr una buena gestión en el oficio.
En este artículo haremos una ampliación de estos retos comunes en la gestión administrativa dentro de la Propiedad Horizontal.
Mantener la armonía entre los residentes:
Aunque suene descabellado, la buena convivencia de los copropietarios recae sobre el departamento administrativo. Ya que dependerá de la efectividad comunicativa que se cumplan las normas de convivencia al pie de la letra para el disfrute común del edificio.
Mantener y/o mejorar la calidad de vida de los residentes:
Para lograrlo es necesario cumplir con su responsabilidad de mantenimiento preventivo a todas las áreas comunes, gestionar los horarios de reparaciones para que no incomoden a otras personas, asegurarse de cumplir con las rutinas de limpieza y fumigación apropiadas.
Estar al tanto de las costumbres sociales de los residentes para permitir espacios de esparcimiento sin entorpecer la vida de otros copropietarios.
Crear y hacer cumplir un reglamento interno que tenga en consideración las preferencias culturales, religiosas y sociales de todos los residentes.
Resolver los conflictos entre los vecinos:
Es importante la participación de la administración cuando los vecinos no logran ponerse de acuerdo en temas específicos. Por medio de asambleas, juntas o reuniones virtuales puedes ayudar a llegar a una solución neutra.
Recuerda apoyarte siempre del reglamento interno y de todos los incentivos necesarios que se encuentran allí como consecuencia del incumplimiento del mismo.
Ser empático y mantener una posición neutra en estos casos es imprescindible, la idea es que los propietarios sientan que es una opinión neutra que quiere conseguir una solución saludable para todos y no que se sientan atacados.
Puedes consultar en nuestro blog los consejos para crear un buen vecino, allí tenemos varias ideas para lograr armonizar la relación entre los residentes.
Gestionar los recursos de la Propiedad Horizontal:
El uso inteligente de los recursos es otro reto al que se enfrentan los administradores, esto define el éxito o el fracaso de su gestión, ya que con esos recursos deberá hacerse cargo del mantenimiento de las áreas comunes, pago de los empleados del edificio, compras varias para el funcionamiento administrativo y además, cumplir con los compromisos tributarios y públicos que tiene el PH.
Contar con un cuadro administrativo que contemple cada uno de estos gastos y compromisos económicos es necesario.
Pero, aún más necesario es contar con un plan de contingencia efectivo para utilizar en el caso de que algún propietario se atrase en el pago de sus cuotas.
En este mismo punto se incluye el desafío de lograr que todos y cada uno de los miembros de la propiedad cumplan con el pago de las cuotas ordinarias.
Hay que considerar entonces que, además de administrar los recursos también es tarea del administrador motivar a los propietarios a realizar el pago de manera oportuna para que su gestión pueda ser efectiva.
Conocer, cumplir y hacer cumplir la legislación vigente:
Los tres puntos son un reto individual, la persona encargada de la administración deberá leer y entender las legislaciones vigentes y los cambios en las mismas para poder estar al tanto de los cambios y acciones a aplicar ante su gestión.
Al mismo tiempo deberá apoyarse en ese recurso para hacer cumplir a todos los colaboradores, junta directiva y copropietarios con la legislación. Esto incluye el aspecto legal tributario, laboral y administrativo.
En la legislación se estipulan diversos puntos como los compromisos fiscales, la responsabilidad legal de representación que tiene y las obligaciones de cada miembro del PH.
¿Con qué herramientas se cumplen estos retos?
El administrador deberá valerse de diversas estrategias para lograr hacer valer su gestión, entre esas están las asambleas de accionistas y las de propietarios, reglamento interno, registro o documento de cuentas, contrato escrito del personal, llenar y revisar periódicamente los libros del PH, asegurar el bien inmueble, registrarse en plataformas digitales que minimicen la carga de trabajo, etc.
¿Crees que la responsabilidad del administrador de PH es sencilla? Si necesitas la asesoría de profesionales con experiencia puedes contar con el equipo de Easy Land Panamá.
