Atención y Consultas
Tips para hacer las comunicaciones efectivas en los PH
Las propiedades horizontales como entes de convivencia y manejo de bienes comunes deben basarse en unas comunicaciones efectivas por parte de la administración.
Es común encontrar fallas de comunicación entre el administrador del PH y sus residentes, ya que en algunos casos no permiten que la tecnología alcance su gestión.
Después de la pandemia se dejó más que claro que la comunicación clásica no es una buena opción para los administradores de PH sino que, al contrario, deben implementar reformas creativas para comunicarse con los copropietarios.
Se nota la falla en las comunicaciones efectivas en los PH cuando se descubren fallas en el mantenimiento, mala relación con el personal administrativo y los residentes e incoherencias con el manejo o normas del PH.
Se puede decir que la falla de las comunicaciones efectivas recae en el administrador del PH ya que es parte de sus responsabilidades comunicar cambios, necesidades y complicaciones a cada uno de los residentes.
Hoy queremos compartir algunos tips que consideramos útiles para lograr que las comunicaciones sean efectivas en tu PH y estás son:
Reconcíliate con la tecnología:
Hoy en día hay diversos canales para lograr las comunicaciones efectivas como email, redes sociales, plataformas personales con dominio propio, etc.
Conseguir un canal y desarrollar la estrategia de comunicación del PH en él es un gran avance, ya que te permite llegar a cada uno de los residentes con un par de clicks de distancia.
La tecnología hoy ofrece diversas ventajas que van más allá de nuestra capacidad humana, no es lo mismo imprimir un comunicado y colocarlo en un lugar donde no sabes si lo leerán o no.
A llegar a cada residente a través de un mensaje personalizado que aumenta las posibilidades de que lo lean.
Conseguir una base de datos sólida de todos los residentes:
Con esta base de datos, donde encuentres el mail y el teléfono de cada copropietario podrás enviar de manera masiva todas las comunicaciones, aclaraciones y cambios de normativas importantes.
Para encontrar esta base de datos puedes crear algún tipo de formulario que genere un interés en el propietario como un descuento o premio de algún tipo que lo haga caer en el nuevo sistema tecnológico de la administración del PH.
Crear grupos o foros de comunicación:
Es importante definir la intención de cada grupo, por ejemplo un grupo de comunicaciones especiales que solo necesiten de la participación del administrador puede impedir que el resto de los propietarios comenten, y así permitir que el canal de comunicación siempre esté claro.
Si por el contrario necesitas recibir, como administrador, un feedback de los residentes donde expongan sus puntos de vista entonces puedes definir otro grupo de interacción.
Estos grupos o canales están disponibles en cualquier red social, solo necesitas definir una que sea de acceso para la mayoría de los residentes.
Utiliza las listas de email o campañas de email:
Hay maneras de optimizar y automatizar tus comunicaciones por email.
Puedes colocar horarios de envío y preparar los correos del mes con anticipación, por ejemplo los recordatorios de pago, las comunicaciones de horarios de trabajo en fechas especiales, puedes programarlos con tiempo.
Hay diversas plataformas que permiten los diseños de estos emails solo debes encontrar la que mejor se adapte a ti.
Esto te aliviara de esta carga de trabajo monótona y repetitiva.
Crea un espacio especial para la administración del PH:
Si quieres lograr más orden y efectividad, crea tu propio sitio web al que todos tengan acceso.
En ese sitio podrás poner de manera pública las normas del PH, los horarios laborales, medios de contacto con la administración y todas las otras comunicaciones que consideres importantes.
Tener un sitio web puede ser una buena manera de organizar el funcionamiento del PH. En esa página puedes tomar acción de todas las medidas que consideres para hacerles saber a los residentes del avance de la gestión administrativa.
Es importante destacar, que aún con el sitio web es necesario que apliques los puntos anteriores para comunicar, de manera personal, a cada residente las nuevas publicaciones en el sitio web.
Hacerse uno con la tecnología es una decisión que le hará bien a tu gestión administrativa, es un avance que genera comodidad y seguridad entre los residentes y parte administrativa de la propiedad intelectual.
Además hace lucir al administrador aún más profesional y comprometido con su gestión.
A través de estos medios de comunicaciones efectivas no solo harás llegar cobros, compromisos y normas a los residentes, sino que también puedes comunicar sobre los avances e implementaciones nuevas en la administración.
Si quieres saber cómo implementar las tecnologías en la administración de tu PH puedes ir a nuestro otro artículo que te lo explica mejor.
